避難行動要支援者に対する同意確認書の発送における個人情報の漏洩について

   伊丹市では、災害対策基本法に基づき、高齢者や障がい者など災害時に避難支援を必要とする方の名簿を作成しております。
   毎年3月上旬に、新規対象者とこれまでにご回答いただけていない方に対して、名簿への掲載希望を確認するため、同意確認書を送付しております。
   このたび、同意確認書の送付にあたり、宛名とは異なる住所が記載された書類を送付し、個人情報が漏洩するという事案が発生いたしました。
   皆様に多大なご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

   住民基本台帳から抽出して作成した「個人ファイル」と「世帯ファイル」に付番される「世帯番号」が一致していないことが原因です。
   対象者の発送リストは、「個人ファイル」の情報と「世帯ファイル」の情報を「世帯番号」により紐づけ、リストを作成しています。「世帯番号」は抽出する際に番号が付番される仕様となっており、同日中であれば「個人ファイル」と「世帯ファイル」に同じ番号が付番されますが、「世帯ファイル」と「個人ファイル」を別日に抽出したため、それぞれに付番された世帯番号が同じで無いことから、氏名と住所が一致しない事象が発生しました。

   令和8年3月6日（金曜）に発送した避難行動要支援者支援制度の同意確認書について、令和8年3月9日（月曜）に市民からの問い合わせによって、誤送付の可能性が判明したため、発送リストの確認を行ったところ、住所と氏名が一致していない事象が判明しました。

   誤送付があった対象者には、対象者の発送リストを再度作成し、同意確認書の再送付を行います。

【開封していない場合】
   開封せずに封筒の宛名の横に「誤送付」とご記入いただき、最寄りの郵便ポストへご投函いただきますようお願いいたします。

【開封した場合】
   同封されていたすべての書類を入っていた茶色の封筒に戻していただき、封筒の宛名の横に「誤送付」とご記入いただき、封をして最寄りの郵便ポストへご投函いただきますようお願いいたします。
   また、茶色の封筒が使えない場合は、同封されていたピンク色の返信用封筒に、同封されていたすべての書類を入れて、最寄りの郵便ポストへご投函いただきますようお願いいたします。

   ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご協力よろしくお願いいたします。